Video conferencing

Op afstand vergaderen

De vele voordelen van videoconferentie:

Video conferencing, ook wel bekend als videovergaderen, is een onmisbaar onderdeel geworden van de hedendaagse zakenwereld. Afstand is geen beperking meer voor effectieve samenwerking. Dankzij geschikte oplossingen kunt u communiceren en uw collega’s of klanten zien, waar op de wereld ze zich ook bevinden.

Een goede videoconferencing set-up hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel zijn er een paar essentiële onderdelen die grote verschillen kunnen maken. Denk hierbij aan:

• Een microfoon en een luidspreker, om ervoor te zorgen dat u goed gehoord wordt en u duidelijke hoort wat uw gesprekpartners zeggen
• Een camera of webcam, zodat de meeting een persoonlijker gevoel heeft en u elkaar goed kunt zien
• Een scherm om de andere deelnemers van de vergadering te zien. Dit scherm kan het scherm van uw computer zijn, of een externe monitor.

Met een goed set-up wint u op alle niveaus. U bespaart tijd en geld omdat u niet fysiek bij elke meeting moet zijn, een groot voordeel als u bijvoorbeeld vaak met collega’s of partners op andere locaties contact wilt hebben. Dit heeft niet alleen voordelen voor uw organisatie, maar door het beperken van reizen verkleint u de ecologische voetafdruk van uw organisatie en maakt u een klein gebaar voor het milieu.

Hoe kiest u de juiste producten?

Er zijn een aantal dingen die u kunt doen om uw video calls elke keer weer succesvol te laten verlopen:

• Een compleet video conferentie-systeem met bijvoorbeeld een professionele camera, speakers en microfoons. Denk goed na over de kamergrootte en waarvoor de apparatuur gebruikt gaat worden. Een goede match kan de kwaliteit en gebruiksgemak van al uw meetings naar een hoger niveau brengen. Daarnaast kunt u ook kiezen of u een codec systeem aanschaft, of dat u liever een computer of laptop gebruikt.
• Een systeem voor het delen van content. Het delen van informatie en presentaties zou simpel moeten zijn. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd verbinding maken met dit draadloze systeem op hun beurt hun presentatie delen. Uw vergaderingen worden in alle opzichten dynamischer!
• Een kamerreserveringssysteem: vertrouw op een kamerbeheertool zodat u nooit 2 vergaderingen tegelijk heeft en u de ruimtes kan reserveren die bij u passen.
• Accessoires: losse kabels en ongeorganiseerde apparatuur zorgen voor een onprettige werksfeer. Sta daarom ook even stil bij hoe u uw apparatuur gaat organiseren. Bevestigt u bijvoorbeeld een scherm aan de muur of aan een mobiel meubelstuk, zodat u het naar wens en zonder enig risico kunt verplaatsen?

Met welke criteria moet u rekening houden bij de keuze van uw apparatuur?

De keuze van uw toekomstige conference call apparatuur is een grote beslissing. Daarom is het van belang goed rekening te houden met de volgende criteria:

• De grootte van de ruimte: een goede match voor de ene vergaderruimte, is niet per definitie een goede match voor een andere. We hebben verschillende producten voor verschillende soorten ruimtes; van huddle rooms tot grote ruimtes voor meer dan 12 deelnemers. Voor kleinere ruimtes is het van belang dat de apparatuur ergonomisch is, ontworpen om zo weinig mogelijk ruimte in beslag te nemen. Om de aanwezigheid van kabels te beperken, kunt u voor een alles-in-een bar kiezen, welke minder ruimte innemen.
• Vaste set-up of flexibel: wilt u een ruimte inrichten of bent u vaak onderweg en wilt u uw apparatuur makkelijk mee kunnen nemen? Als u binnen uw kantoor vaak van ruimte wisselt of als u regelmatig online meetings organiseert op externe locaties kan een flexibele handig zijn.